一句话结论：在赞比亚，只要雇了第一个员工，雇主就要在 1 个月内向 NAPSA（国家养老金管理局）注册；新雇主走 iCARE 线上开户，拿到 Employer Number 后为员工登记 SSN，每月 10 日前申报并缴 5% + 5%。迟缴按 10%/月累计罚，投标、执照、合同要用的 NAPSA 合规证明也会被卡。
核对日期：2026年11月2日。本文依据 NAPSA 官网 Registration / Contributions / Formal Sector 页面、iCARE 雇主 / 申报 / 合规证明 / SSN 四份官方用户指南（2025 V2）、2026年第72号《国家养老金计划法》及 NAPSA 2026 新法 FAQ 整理。费率、上限、系统菜单会调整，办理前以 NAPSA iCARE 和当期公告为准；本文不构成法律/税务意见。
法律依据：2026年《国家养老金计划法》（Act No. 72 of 2026）第 18(1) 条：雇用首名员工后 1 个月内申请注册；第 24(7) 条：次月 10 日前缴费；第 25 条：次月 10 日前提交月度申报；第 24(8) 条：迟缴按 10%/月（不足一月按一月）计罚。旧法 Cap 256 第 13(1) 条同样是 1 个月。新法第 1 条规定由部长以法定文书指定生效日；NAPSA 2026-08-07 新闻称 SI No. 62 of 2026 已使改革生效，ZambiaLII 仍标注“Not commenced”，两套信息并存。注册/缴费期限新旧法一致，实操以 NAPSA 现行 iCARE 流程为准。
一、谁必须注册：有第一个员工就要注册
NAPSA 是赞比亚的强制性国家养老金计划。触发点不是“公司成立”，而是“雇了第一个符合条件的员工”。
- 雇主：公司、合伙企业、个体户、NGO、教会、政府机构，以及雇家政工人的家庭；只要与员工存在雇佣关系，就要注册。
- 员工：16 岁以上、未达退休年龄；全职、兼职、临时、试用期都算；赞比亚人和外籍员工原则上都在覆盖范围内。
- 外籍员工：NAPSA 官网明确写“Both Zambian citizens and foreign workers”。工作许可不是免缴理由；只有法定例外才不适用，例如国际组织雇员、外国政府外交/等同身份人员、国防军、国家安全部门、公共服务养老金成员，以及部长规定的其他人员。
- 自雇/非正式就业：可走 ECIS 自愿参保，最低每月 K100，和雇主强制登记是两条线。
时间点：雇用首名员工后 1 个月内申请注册；NAPSA 应在收到申请后 30 天内批准或拒绝，批准后发 Employer Account Number。逾期不注册本身是犯罪，新法第 18(5) 条可处罚款（最高 20 万罚金单位）或 2 年以下监禁，或两者并罚。
常见误解：“公司刚成立、还没盈利，不用注册”“员工自己说不交，就不用交”“外籍员工不用交”——都不成立。员工“自愿放弃”不能免除雇主的法定义务；雇主也不能把雇主那 5% 从员工工资里扣（新法第 24(4) 条明文禁止）。
低薪例外：新法第 3(a) 条对“月收入低于部长规定金额”的员工有例外，但门槛很低且会调整。不要自行按“工资低”免缴；拿不准就让 NAPSA 书面确认。
二、注册前准备：一套材料一次过
| 类别 | 材料 | 说明 |
|---|---|---|
| 公司 | PACRA 注册证书（Certificate of Incorporation / Business Registration） | 名称、注册号要与 TPIN、银行账户一致 |
| 税务 | TPIN 证书；已取得的 Tax Clearance Certificate（TCC） | NAPSA 贡献页把 TCC 列为雇主材料；新设公司如尚未取得，先向 NAPSA 确认可否以 TPIN/税务登记证明替代 |
| 银行 | 最近 3 个月银行流水/开户证明 | 新设公司没有 3 个月流水时，提供开户证明/银行资信证明并说明 |
| 地址 | 营业地址证明（租赁合同、水电单、市政账单等） | NAPSA FAQ 明确要求“proof of business address” |
| 人 | 董事/业主的 NRC 或护照；授权经办人证件与联系方式 | iCARE 要填 proprietor 信息；授权办理建议附授权书 |
| 联系 | 公司手机号、邮箱 | 要能收 OTP/审批短信；换号会导致登录和 attach 失败 |
| 员工 | 姓名、NRC/护照、SSN（如有）、入职日期、月 gross pay、岗位 | 没有 SSN 的先申请；不要用假号/占位号 |
提示：NAPSA 官网不同页面列的材料不完全一致：Registration FAQ 只列“公司注册证、营业地址证明、授权人联系方式”，Contributions 页则列“注册证、TCC、PACRA 证书、3 个月银行流水、登记表”。实务上按更全的清单准备，最终以 iCARE 上传页/柜台清单为准。
三、三条注册路径：iCARE、eNAPSA、柜台
| 你的情况 | 走哪条 | 关键动作 |
|---|---|---|
| 新公司，从未在 NAPSA 线上注册 | iCARE 新雇主注册 | 登录 icare.napsa.co.zm → Register an Employer Account → 填资料 → 上传文件 → 提交 → 等雇主号 |
| 以前在 eNAPSA 开过户 | iCARE attach existing account（by email） | 用 eNAPSA 注册邮箱 + OTP 把老账户挂到 iCARE profile |
| 有 NAPSA 雇主号，但没开过线上账户 | iCARE attach existing account（by employer number） | 输入雇主号 → 公司登记手机收 OTP → 补资料 → 挂接 |
| 没有网络/OTP 收不到/文件要核原件 | NAPSA 柜台 | 带齐材料到最近的 NAPSA 办公室；填雇主/雇员登记表；拿雇主号 |
官方给出的审批时限是 5–10 个工作日（Contributions 页），法律上 NAPSA 应在 30 天内批准或拒绝。批准后通常短信/邮件通知雇主号；超过 10 个工作日没消息，拿 reference number 去 iCARE/柜台查，不要重复提交。
别忘了另外三站：NAPSA 只是雇主合规的一部分。ZRA（TPIN/PAYE）、NHIMA（医保）、WCFCB（工伤）要分别注册；拿到 NAPSA 雇主号不等于税务、医保、工伤都齐了。
四、iCARE 雇主开户：7 步走
- 建 iCARE profile：打开 icare.napsa.co.zm → Register Here → 同意数据隐私 → 选国籍/居住地 → 按系统提示填 NRC/护照 → 上传证件 → 手机 OTP → 设密码和安全问题。
- 进 Dashboard → Register an Employer Account：选择雇主类型，填公司名称、注册号、TPIN、行业等。
- Address Information：填物理地址和邮政地址；物理地址要和营业地址证明一致。
- Contact Information：填公司电话、邮箱；这个号码后面要收 OTP，不能填个人临时号。
- Proprietor Information：填董事/业主姓名、证件号、联系方式。
- Supporting Documents：按系统提示上传注册证、TPIN、董事证件、地址证明等，注意文件清晰、四角完整。
- Super User Details → Preview → 同意条款 → Submit：提交后生成 reference number；批准后短信/邮件发 Employer Number，账户自动挂到你的 profile。
三个细节：①公司名称在 PACRA、TPIN、NAPSA 三处必须一致，差一个“Limited”都可能被退回；②一个雇主账户可以挂多个授权用户，但每个用户要有自己的 iCARE profile，不要共用密码；③公司登记手机号停用，要带公司信到 NAPSA 办公室改号，否则收不到 OTP。
五、员工登记：SSN 是核心
雇主账户批下来后，下一步不是马上打款，而是把每个员工登记进 NAPSA，拿到 SSN（Social Security Number）。SSN 是员工的终身养老金账号，换雇主不变；Employer Number 是公司的缴费账号，两者不要混。
员工已有 SSN
- 直接在月度 return 里用 SSN 匹配；不要重复开新号。
- 让员工确认 SSN 与 NRC/护照姓名一致；改过名的要先更新 KYC。
员工没有 SSN
- 员工自己办：登录 iCARE → Apply for SSN → 填个人资料 → 同意条款 → 安全验证 → 手机 OTP → 系统生成 SSN，并短信到登记手机。
- 雇主代办：NAPSA 把“登记所有合格员工”列为雇主责任；具体是在 iCARE 员工模块录入还是柜台提交，按系统/柜台指引办理。申报表支持用 NRC 匹配，但长期应让员工取得 SSN，避免匹配失败。
- 柜台材料：NRC、劳动合同/雇佣信、2 张护照照片、银行账户资料、成员登记表（NAPSA Contributions 页口径）。线上办理通常只需身份证件和个人信息，但建议把上述材料备齐备查。
入职、离职、调动
- 新员工：发第一笔工资前完成登记；NAPSA 服务页对“换工作”的口径是新雇主在 30 天内登记。
- 离职/退休/死亡/无薪假/借调：雇主应及时通知 NAPSA（新法第 22 条），NAPSA 服务页口径为 30 天内；当月的 return 要相应调整，避免继续扣缴或漏报。
- 员工在多家公司兼职：每家雇主都要按该雇主的 earnings 缴，员工只有一个 SSN。
六、缴多少：5% + 5%，但有上限
正式部门的标准费率是 雇员 5% + 雇主 5% = 10% 的 gross earnings。雇员部分从工资代扣，雇主部分由雇主另行承担，不能从员工工资里扣。
“earnings”不只是基本工资。新法第 2 条把 earnings 定义为 wage、salary、allowance、bonus、commission、incentive，以及有金钱价值的非现金福利；NAPSA 2025 年上限公告也明确包括奖金、佣金、加班费、休假/代职津贴、折现假期、遣散费等。用“基本工资”做基数，是华人企业最常见的少缴原因。
2026 年上限口径冲突，务必先核对：截至 2026-11-02，NAPSA 官网 Contributions / Formal Sector 页面显示“monthly ceiling K2,892.03 / maximum monthly contribution K2,892.03”，对应 earnings ceiling K28,920.30；但 NAPSA 2026 年上限公告及 PwC Zambia（2026-07-24）、PaySpace《Zambia Payroll Tax Guide 2026》采用 K37,236/月：雇员 5% 上限 K1,861.80，雇主 5% 上限 K1,861.80，合计 K3,723.60。本文按后者列示；缴费前必须在 iCARE 计算器/当期公告再核对，若 payroll 显示另一套数字，先向 NAPSA 书面确认，不要自行选一个。
| 月 gross earnings | 雇员 5%（上限 K1,861.80） | 雇主 5%（上限 K1,861.80） | 合计 |
|---|---|---|---|
| K8,000 | K400.00 | K400.00 | K800.00 |
| K20,000 | K1,000.00 | K1,000.00 | K2,000.00 |
| K37,236 | K1,861.80 | K1,861.80 | K3,723.60 |
| K50,000 | K1,861.80（封顶） | K1,861.80（封顶） | K3,723.60 |
和 PAYE/NHIMA/SDL 的关系：实务计算顺序通常是先扣雇员 NAPSA 5%，再算 PAYE；NHIMA 是另一套 1%+1%（按基本工资，通常不作为 PAYE 扣除项）；SDL 0.5% 由雇主承担。四者截止日通常都在次月 10 日，建议放在同一张 payroll 日历里。详见 《PAYE 注册与申报实操》。
七、每月申报：10 日前完成 return + payment
NAPSA 的月度义务是“申报 + 缴费”两件事，不是只打钱。新法第 24(7) 条要求次月 10 日前缴费，第 25 条要求次月 10 日前提交月度 return；迟缴按未缴金额 10%/月（不足一月按一月）累计罚，符合条件可申请 waiver。
- 登录 iCARE → Returns → 选 Employer Card。管理多家公司时，先确认选对雇主账户。
- 上传或手工录入：Upload Returns 用官方 CSV 模板；Create from Scratch 逐人录入。核心字段：SSN 或 NRC、Gross Wage、Year、Month。
- 校验 → 提交 → 记 tracking number。状态可能是 Pending Submission、Pending Payment、Pending Approval、Failed Verification、Completed、Cancelled、Pending NAPSA Resolve；Failed Verification 要点 View failure details 下载失败报告改。
- Payments → New Payments：勾选期间 → Initiate Payment → 填 Amount To Pay → 选支付方式 → 完成。
- 下载 receipt：Payments → Payment History → 对 NPIN 点 View Receipt → Download PDF。
金额规则：Amount To Pay 不能低于 return amount，也不能高于“return + penalty”的 total；少付会留下欠款，多付不会自动变成下一期。付款后要回来看 return 是否变成 Completed，不能只看银行扣款。
Nil return：当月没有符合条件的员工、没有薪酬、公司停业/暂停，可以报 nil；原因选 Business Closed、Business Suspended、No Eligible Employees、No Remuneration。NAPSA 明确会罚虚假 nil return，不要为了“保持活跃”乱报。
补缴：历史漏报用 Top-Up Return；已付款但没申报的期间用 Contributions Without Returns；两者都在 Returns 菜单下。补缴前先把 payroll、银行流水、旧 return 对一遍，避免“补了本金没补 penalty”。
八、合规证明：投标、执照、合同常要
NAPSA Compliance Certificate 是雇主按时申报/缴费的官方证明，有效期 30 天，可在 iCARE 在线验证。政府投标、部分执照/许可、正式商务合同，以及移民/工作许可等场景常被要求提供（以受理机关清单为准）。
怎么申请：iCARE 登录 → 选 Employer tab → 选雇主卡 → Apply for a Compliance Certificate → 看合规摘要 → 全绿后 Generate Certificate → 同意条款 → 下载。
常见被卡原因：未缴 penalty、未缴本金、return 与付款不平衡、已付款但未申报（unposted returns）、未申报 return、NAPSA 检查未完成、正在被起诉、缺贡献记录、联系方式/实体资料未更新。系统会黄色标出，点 Resolve 按提示补；补完再生成。
九、最常见的 10 个坑
- 等“转正”才注册。试用期、兼职、临时、家政都算；触发点是雇佣关系，不是合同名称。
- 只注册公司，不登记员工。有 Employer Number 不等于员工有 SSN；不登记就没有缴费记录，员工日后领待遇会出问题。
- 按基本工资缴。津贴、奖金、加班、佣金、非现金福利都可能计入 earnings；少缴会被审计补差 + penalty。
- 超过上限还按全额 5% 扣。高薪/外籍员工会被多扣，员工投诉很难解释；用当期 ceiling 封顶。
- 迟缴只补本金。10%/月累计罚；Compliance Certificate 会被卡，投标/许可可能直接丢。
- 离职不通知、不减员。return 里继续出现已离职员工，或该停缴没停；30 天内更新。
- 现金发工资、不签合同、不做工资表。NAPSA 可检查、可审计、可起诉；新法 FAQ 明确持续不合规可能导致董事/经理个人责任。
- 以为外籍员工不用缴。NAPSA 官网明确覆盖 foreign workers；只有法定例外才不适用，别自行判断。
- 把员工签成“顾问/外包”求免缴。看实际用工关系，不看合同标题；被认定为雇佣关系仍要补缴。
- 找“包过”中介、共用 OTP。官方注册不复杂，OTP/密码不要交给第三方；办完核对 Employer Number、SSN、receipt 是否在自己账户名下。
十、一页纸办理清单
| 阶段 | 要做的事 | 完成标志 |
|---|---|---|
| 第 1 周 | 备齐 PACRA、TPIN/TCC、银行、地址、董事证件；确认公司名称三处一致 | 材料包齐全 |
| 第 1–2 周 | iCARE 建 profile → Register an Employer Account → 上传 → 提交 | 拿到 reference number |
| 第 2–3 周 | 等审批；超过 10 个工作日带 reference 查询 | 拿到 Employer Number |
| 首笔工资前 | 为每名员工登记/确认 SSN；核对 gross earnings 和当期 ceiling | 员工 SSN 清单 |
| 次月 10 日前 | iCARE 报 return + 缴费 + 下载 receipt | 状态 Completed |
| 持续 | 入离职 30 天内更新；每月对账；保存 return/receipt/工资表 | 合规证明可随时生成 |
十一、官方入口与相关指南
| 事项 | 入口 |
|---|---|
| NAPSA 主站 | napsa.co.zm |
| iCARE 注册/申报/合规证明 | icare.napsa.co.zm |
| 注册 FAQ | napsa.co.zm/faq/Registration |
| 缴费/资格/材料 | napsa.co.zm/self-service/contributions |
| 正式部门费率/截止日 | napsa.co.zm/self-service/formal-sector |
| iCARE 雇主指南（PDF） | iCARE Employer Guide 2025 V2 |
| 申报与付款指南（PDF） | iCARE Returns & Payments Guide 2025 V2 |
| 合规证明指南（PDF） | iCARE Compliance Certificate Guide 2025 V2 |
| SSN 申请指南（PDF） | iCARE SSN Application Guide |
| 2026 年新法（Act No. 72 of 2026） | parliament.gov.zm PDF |
| 1996 年旧法 Cap 256 | ZambiaLII |
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联系方式：NAPSA 客服 677（免费）；电话 +260 211 395 677；WhatsApp +260 973 000 677；邮箱 info@napsa.co.zm；地址 Levy Business Park, Corner of Church & Kabelenga Roads, Lusaka。
编辑说明：本文为公开官方资料整理，费率、上限、系统菜单和办理材料可能调整；办理前请以 NAPSA iCARE、当期公告及柜台要求为准。本文不构成正式法律/税务意见；涉及大额补缴、审计、诉讼或董事责任，建议由赞比亚当地律师/会计师介入。